Catálogo Colectivo de Archivos Colombianos

Una plataforma de descripción archivística para todos

El Catálogo Colectivo de Archivos Colombianos es uno de los proyectos bandera de Neogranadina. Busca crear un gran catálogo colectivo del patrimonio documental que reposa en los archivos, bibliotecas y otras instituciones de Colombia de manera abierta, colaborativa, libre y sostenible. El CCAC consiste de dos partes: una base tecnológica y un apoyo técnico.

La base tecnológica

Primero, pone a disposición, de manera completamente gratuita, una sofisticada plataforma digital de gestión de catálogos y descripciones archivísticas basada en estándares internacionales de descripción de materiales de archivo y sus metadatos. Para ello utilizamos software libre, principalmente una aplicación web llamada AtoM (“Access to Memory”, o “acceso a la memoria” en Inglés), que está construida alrededor de los estándares de descripción del Consejo Internacional de Archivos: ISAD(G) para documentos, ISAAR(CFP) para registros de autoridades, e ISDIAH para registrar a las instituciones archivísticas mismas. Estos son los mismos estándares que utiliza el Archivo General de la Nación de Colombia, y que han sido adoptados de manera idéntica (IDT) por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).

Nuestro sistema permite que cada institución conserve y gestione sus catálogos y metadatos de manera independiente. Miembros de cada institución pueden incorporar sus catálogos, descripciones y registros existentes y crear nuevos directamente en la plataforma. Así, los investigadores y otros usuarios que deseen explorar los catálogos de cada institución pueden hacerlo directamente en la plataforma antes de llegar a consultar los materiales, sin tener que recurrir a catálogos de papel, descargar tablas de excel, o preocuparse por si los catálogos que han conseguido están actualizados. Es posible hacer búsquedas complejas, filtrar materiales por fechas, categorías y temáticas, y encontrar nuevas maneras de acceder al patrimonio documental. Al mismo tiempo, cada institución puede decidir el nivel de acceso que quiere dar a usuarios externos, por ejemplo restringiendo el acceso a borradores o registros en proceso de actualización a sus miembros y empleados. Creemos que esto tiene un potencial enorme para facilitar el trabajo de archivistas, investigadores, profesores y estudiantes.

Una de las principales ventajas del Catálogo Colectivo consiste en agrupar catálogos que de otra manera se consultarían de manera separada. Al formar parte de una misma plataforma, los catálogos y registros de distintas instituciones se pueden construir, explorar y consultar como una unidad. Así, será posible, por ejemplo, que un investigador pueda seguirle la pista a un mismo personaje que aparece en materiales custodiados en instituciones diferentes, así estén separadas por anchas distancias, o ver un listado de todos los testamentos de la década de 1630 que mencionen mantas o textiles en archivos alrededor del país —sin tener que revisar los catálogos de archivos individuales, uno por uno, en sus versiones físicas o digitales—. También que un archivista pueda referirse a una taxonomía estándar de tipologías documentales, elementos de descripción, “puntos de acceso” (palabras clave, sujetos, asuntos), y autoridades a la hora de crear un nuevo registro. En Neogranadina creemos firmemente que entre todos hacemos más: que el total es mayor que la suma de sus partes. Por eso queremos invitar a todas las instituciones que custodian el patrimonio documental de Colombia a participar en este proyecto y crear un “multirepositorio” colectivo para todos.

El componente humano

Además de herramientas tecnológicas, le brindamos a las instituciones que participen en el proyecto asesoría y apoyo técnico, a partir de nuestra trayectoria como líderes en la digitalización masiva y sistematización de colecciones de archivo en Colombia, de nuestra experiencia colectiva como investigadores y académicos y del apoyo de nuestros aliados y colaboradores en el sector de archivística y bibliotecología a nivel internacional. Más allá, queremos utilizar este proyecto para crear nuevos foros para contribuir a conectar a la comunidad de archivistas y bibliotecólogos del país, para que entre todos nos ayudemos.

En términos prácticos, apoyamos a los Archivos participantes a transferir sus catálogos existentes (incluso con la digitalización de catálogos de papel) a formatos digitales estructurados de acuerdo con los estándares internacionales ISAD(G) y ISAAR(CFP). También entrenamos a sus miembros y empleados en el uso de estas estándares y plataformas digitales, para que puedan sacarles el mayor provecho posible.

Finalmente, brindamos también apoyo para los archivos que necesiten desarrollar sus catálogos. Uno de los proyectos que le ha ganado reconocimiento internacional a Neogranadina es el de Catalogación Colaborativa, que consiste en conectar un público de investigadores y estudiantes con las colecciones de archivos sin catalogar. De esta manera, los estudiantes e investigadores ganan acceso a los archivos y experiencia en paleografía y catalogación y, al hacerlo, ayudan a describir el material que consultan. Para ello, contamos con una creciente comunidad de voluntarios a nivel nacional e internacional, compuesta por profesionales de archivo, investigadores, profesores, estudiantes y el público general, quienes contribuyen con su tiempo y esfuerzo a mejorar y profundizar las descripciones incluidas en la plataforma.

Estamos empezando con uno de los archivos con los que hemos venido trabajando desde hace varios años en la digitalización: el Archivo Histórico Regional de Boyacá en Tunja. Para incorporar sus materiales en CCAC, estamos transfiriendo y sistematizando una amplia variedad de catálogos existentes — desde registros de papel hechos en los años 20 del siglo pasado (como aquel que se puede apreciar en la imagen de arriba) hasta catálogos digitales creados más recientemente — y creando nuevos registros para materiales hasta ahora sin catalogar.

Una plataforma gratuita y libre

Ponemos nuestra plataforma a disposición de todos de manera absolutamente gratuita. Nunca vamos a cobrarles a las instituciones que utilicen nuestra plataforma para gestionar sus catálogos, o a los usuarios de la plataforma por consultarla. No hay ni habrá suscripciones, “membresías”, cuotas, ni nada por el estilo.

Este ha sido uno de los principios fundacionales de Neogranadina, una fundación sin ánimo de lucro cuya misión es precisamente ayudar a salvaguardar y divulgar el patrimonio documental de Colombia utilizando nuevas tecnologías. Para cumplir con esta misión hemos tenido la buena fortuna de contar con el apoyo técnico y económico de varias universidades e instituciones, entre ellas la Universidad de California, Santa Barbara, en cuyos servidores almacenamos y mantenemos la plataforma.

Al mismo tiempo, somos respetuosos y cuidadosos con la propiedad intelectual. La procedencia de todos los datos que se integren a la plataforma queda registrada, y la plataforma en todo momento da todo el crédito a los autores y editores de los datos que contiene. Los derechos morales y de autor de todos los registros permanecen con sus autores. Al mismo tiempo, los datos siempre se pueden exportar de la plataforma en una amplia variedad de formatos abiertos —desde bases de datos y hojas de cálculo hasta versiones para impresión en formato PDF—. Nuestra intención es hacer una plataforma libre en todos los sentidos.

¿Qué tiene que ver esto con la digitalización?

El otro proyecto bandera de Neogranadina es la digitalización del patrimonio documental y su publicación en nuestro archivo digital. Ese proyecto y éste están conectados en parte, pero son proyectos independientes.

Para poder llevar a cabo la digitalización de manera más eficiente y sistemática es muy útil sistematizar y normalizar catálogos y descripciones archivísticas, y es absolutamente esencial para poder publicar las versiones digitales en nuestro archivo virtual. Al mismo tiempo, hemos llevado a cabo la digitalización de varios catálogos de papel, manuscritos e impresos, para facilitar la extracción de esta información y su incorporación a nuestro sistema.

Sin embargo, no es necesario digitalizar o integrar en nuestro archivo digital los materiales cuyos catálogos y registros incluyamos en el Catálogo Colectivo. Queremos ofrecer participar en el CCAC a todas las instituciones que custodian el patrimonio documental del país, no sólo a aquellas cuyos materiales ayudamos a digitalizar.

En síntesis, nuestro catálogo es colectivo porque reúne información de varios archivos de Colombia, porque es completamente público y gratuito, y porque se construye de manera colaborativa.

Invitamos a los archivos y repositorios interesados en trabajar con nosotros a contactarnos.


Muy pronto publicaremos la versión de prueba (beta) del CCAC con sus primeros registros. Mientras tanto, puedes ver la versión de desarrollo (alpha) de nuestro sistema.


This project was supported in part by the University of California Office of the President MRPI funding MR-15-328710.